Privacy statement

Connect Incasso verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Connect Incasso.

1. Begripsbepaling

In dit Privacy Statement worden de volgende begrippen gebruikt.

  • AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming
  • Persoonsgegevens: Gegevens die direct of indirect iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam en adres, maar ook financiële gegevens.
  • Verwerken: Alles wat er met persoonsgegevens kan worden gedaan. Bijvoorbeeld het verzamelen, maar ook het opslaan, gebruiken, delen en verwijderen van uw gegevens uit onze administratie.
  • Opdrachtgevers: Organisaties die met ons een (incasso)overeenkomst hebben gesloten.
  • Debiteuren: De opdrachtgevers/klanten van onze opdrachtgevers.
  • (Incasso)overeenkomst: De overeenkomst tussen ons en onze opdrachtgevers waarin is bepaald onder welke voorwaarden wij (incasso)diensten verrichten.
  • Vorderingen: Vorderingen van opdrachtgevers op haar debiteuren uit hoofde van de door opdrachtgevers geleverde producten en/of diensten.
  • Verwerkingsverantwoordelijke: Degene die het doel en de middelen van het verwerken van persoonsgegevens vaststelt in de zin van de AVG. Degene die feitelijk bepaalt wat er met de gegevens gebeurt.
  • Betrokkenen: Natuurlijke personen, zijnde opdrachtgevers of debiteuren waarvan wij gegevens verwerken.

 

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?

Connect Incasso is verwerkingsverantwoordelijke voor het verwerken van persoonsgegevens zoals beschreven in dit Privacy Statement. Connect Incasso is statutair gevestigd te Hilversum en ingeschreven in het handelsregister met nummer 73140732. Bezoekadres: Marathon 11-C, 1213 PG Hilversum Postadres: Postbus 8010, 1201 HA Hilversum.

 

3. Van wie verwerkt Connect Incasso persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van:

  • Debiteuren;
  • (Potentiële) Opdrachtgevers.

Als uw bedrijf of organisatie persoonsgegevens van medewerkers aan ons doorgeeft, bent u verplicht de medewerkers hierover te informeren. U kunt dit privacy statement aan hen geven. De medewerkers kunnen dan zien hoe wij met hun persoonsgegevens omgaan.

 

4. Van wie ontvangt Connect Incasso persoonsgegevens?

Wij ontvangen persoonsgegevens van:

  • Debiteuren;
  • (Potentiële) Opdrachtgevers in het kader van de (incasso)overeenkomst;
  • Openbare bronnen en externe dienstverleners zoals deurwaarders, advocaten, kredietinformatiebureaus en andere incassopartners.

Voor zover onze opdrachtgever zelf de doelen en de middelen van de gegevensverwerking van de persoonsgegevens van haar relatie vaststelt, is onze opdrachtgever zelf de verwerkingsverantwoordelijke van die persoonsgegevens. Indien dit schriftelijk is overeengekomen, zal Connect Incasso deze persoonsgegevens in opdracht van haar opdrachtgever als “verwerker” verwerken. Ook als “verwerker” zal Connect Incasso naar beste vermogen zorgdragen voor passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

 

5. Welke Persoonsgegevens verwerkt Connect Incasso?

  • Wij verwerken de navolgende categorieën van persoonsgegevens:
  • Debiteuren
    • NAW-gegevens;
    • Geboortedata en geslacht;
    • Gegevens van uittreksels van de Kamer van Koophandel;
    • Gegevens omtrent te leveren / geleverde producten of te verstrekken of verstrekte dienstverlening;
    • Factuurbedragen;
    • Bankrekeningnummers;
    • E-mailadressen en de inhoud van e-mails;
    • Telefoonnummers en inhoud van telefoongesprekken.
  • (Potentiële) Opdrachtgevers
    • NAW-gegevens;
    • Gegevens van uittreksels van de Kamer van Koophandel;
    • BTW nummers;
    • Bankrekeningnummers;
    • E-mailadressen en de inhoud van e-mails;
    • Telefoonnummers en inhoud van telefoongesprekken.

 

6. Verwerkt Connect Incasso ook bijzondere persoonsgegevens?

Connect Incasso verwerkt alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met uw toestemming of als u ons dat vraagt.

 

7. Waarom heeft Connect Incasso persoonsgegevens nodig?

Wij verwerken Persoonsgegevens voor zover deze noodzakelijk zijn en samenhangen met onze dienstverlening. Wij verwerken persoonsgegevens voor de navolgende doeleinden:

7.1. Credit Management

  • Wat houdt dit doel in? 
    De dienstverlening van Connect Incasso is er op gericht ervoor te zorgen dat de uitstaande facturen van haar opdrachtgevers zo snel als mogelijk betaald worden. Connect Incasso zorgt voor effectief creditmanagement door een synergie tussen preventie en incasso, bestaande uit onder meer:

    • Het controleren van de juistheid van de door opdrachtgevers aangeleverde documenten;
    • Het versturen van herinneringen, aanmaningen en sommaties aan debiteuren om vorderingen te incasseren;
    • Het adviseren van opdrachtgevers over het nemen van verdere (gerechtelijke) stappen;
    • Het completeren van volledige dossiers ten behoeve van het gerechtelijke traject;
    • Het verwerken van retourinformatie van debiteuren ten behoeve van een correcte en volledige afhandeling;
    • Het afrekenen van vorderingen aan opdrachtgevers
  • Welke gegevens verwerken wij hiervoor?
    Van (potentiële) opdrachtgevers:

    • NAW-gegevens;
    • Gegevens van uittreksels van de Kamer van Koophandel;
    • BTW nummers;
    • Bankrekeningnummers;
    • E-mailadressen en de inhoud van e-mails;
    • Telefoonnummers en inhoud van telefoongesprekken.Van Debiteuren:
    • NAW-gegevens;
    • Geboortedata en geslacht;
    • Gegevens van uittreksels van de Kamer van Koophandel;
    • Gegevens omtrent te leveren / geleverde producten of te verstrekken of verstrekte dienstverlening;
    • Factuurbedragen;
    • Bankrekeningnummers;
    • E-mailadressen en de inhoud van e-mails;
    • Telefoonnummers en inhoud van telefoongesprekken.

7.2 Verificatie van de Debiteur bij verzoek om inzage, verwijdering, verbetering, aanvulling, of afscherming van persoonsgegevens

  • Wat houdt dit doel in? 
    Indien een Debiteur inzage in, of verwijdering, verbetering, aanvulling, of afscherming van zijn/haar persoonsgegevens wenst, controleren wij aan de hand van een kopie van een paspoort of identiteitsbewijs of het verzoek daadwerkelijk door de debiteur in kwestie is gedaan. Zodra de identiteit van debiteur is geverifieerd, wordt de kopie van zijn/haar paspoort of identiteitsbewijs vernietigd.
  • Welke gegevens verwerken wij hiervoor?
    • Kopie paspoorten of identiteitsbewijzen (met doorhaling BSN en pasfoto).

7.3 Verificatie van de (potentiële) opdrachtgever bij het aangaan van de (incasso)overeenkomst

  • Wat houdt dit doel in?
    Indien een (Incasso)overeenkomst met opdrachtgever wordt gesloten, controleren wij of deze door degene die daartoe bevoegd is, is ondertekend.
  • Welke gegevens verwerken wij hiervoor?
    • NAW-gegevens;
    • Gegevens van uittreksels van de Kamer van Koophandel

7.4 Het verbeteren en waarborgen van de kwaliteit van onze dienstverlening

  • Wat houdt dit doel in? 
    • Om u goed van dienst te blijven zijn, werken wij voortdurend aan de ontwikkeling en verbetering van onze producten en diensten.
  • Welke gegevens verwerken wij hiervoor?
    • NAW-gegevens; e-mailadressen en de inhoud van e-mails;
    • Telefoonnummers en inhoud van telefoongesprekken;
    • Incassogeschiedenis.

7.5 Voor promotie- en marketingdoeleinden

  • Wat houdt dit doel in? 
    Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om u te informeren over een nieuw product dat mogelijk interessant voor u is. Of om beter op uw wensen te kunnen inspelen.
  • Welke gegevens verwerken wij hiervoor?
    • NAW-gegevens;
    • E-mailadressen en de inhoud van e-mails;
    • Telefoonnummers en inhoud van telefoongesprekken.

Wilt u niet benaderd worden voor commerciële doeleinden dan kunt u dit aangeven door een e-mail te sturen naar info@connectincasso.nl.

 

8. Archiefdoeleinden.

Wij archiveren niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk in het kader van de bovengenoemde doeleinden. Als wij de gegevens niet bewaren voor die doeleinden kunnen wij de gegevens toch nog bewaren voor archiefdoeleinden. Dat wil zeggen dat zij alleen nog maar bij juridische procedures of voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden gebruikt. Willen wij uw persoonsgegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren, dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat.

 

9. Op welke rechtsgrond verwerkt Connect Incasso persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens met name omdat die verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de (incasso)overeenkomst en de overeenkomst tussen opdrachtgever en debiteur. Ook verwerken wij persoonsgegevens omdat die verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Connect Incasso.

 

10. Aan wie verstrekt Connect Incasso persoonsgegevens?

Soms schakelen wij derden in die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter uitvoering van de (incasso)opdracht (denk aan: advocaten, deurwaarders en anders incasso-partners) of voor verhaalsinformatie doeleinden. Aan een derde wordt de opdracht slechts verstrekt indien zij aantoonbaar passende beveiligingsmaatregelen heeft getroffen en geheimhouding van uw persoonsgegevens garandeert.

 

11. Hoe lang bewaart Connect Incasso persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt. De verwerking duurt voort zoals als noodzakelijk is voor het innen van de vordering en het afhandelen van eventuele geschillen met betrekking tot vorderingen dan wel zoveel langer als nodig is gelet op een wettelijke bewaarplicht. Na afloop van de voornoemde termijn kunnen de persoonsgegevens voor onbepaalde tijd worden gearchiveerd ten behoeve van geschillenbeslechting, statisch of historisch onderzoek of archiefbeheer. De wettelijke bewaartermijn voor het bewaren van een debiteurenadministratie is 7 jaar.

 

12. Hoe beveiligt Connect Incasso persoonsgegevens?

Connect Incasso heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Binnen Connect Incasso kunnen uw persoonsgegevens alleen worden gebruikt door medewerkers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben. Onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht.

 

13. Kan ik zien welke persoonsgegevens Connect Incasso van mij verwerkt?

Ja, u hebt – met redelijke tussenpozen – recht op inzage. U kunt een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die over u zijn verwerkt via info@connectincasso.nl. Mochten de gegevens niet kloppen of vindt u het niet nodig dat ze zijn verwerkt, dan kunt u een verzoek indienen tot wijziging, aanvulling of verwijdering via info@connectincasso.nl. Vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunt u eveneens indienen via voormeld e-mailadres. Wij zullen u dan spoedig van een reactie voorzien. Om uw identiteit vast te kunnen stellen, verzoeken wij uw verzoek te voorzien van een deugdelijke kopie van uw paspoort of identiteitsbewijs. Wij verzoeken u uw BSN en pasfoto af te schermen. Voor zover u dat niet zelf doet, zullen wij dat doen.

 

14. Welke rechten heeft u?

Wij verwerken uw persoonsgegevens volledig volgens de voorschriften van de AVG. In de wet is vastgelegd dat u bepaalde rechten heeft rond deze verwerking. Hieronder zetten we deze rechten voor u op een rij:

Recht van inzage

U kunt informatie opvragen over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, zoals:

  • Waarom wij uw persoonsgegevens verwerken;
  • Welke categorieën persoonsgegevens wij verwerken;
  • Met wie wij uw persoonsgegevens uitwisselen;
  • Hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren en op basis van welke criteria deze bewaartermijn tot stand komt;
  • Welke rechten u heeft;
  • Waar wij uw persoonsgegevens vandaan hebben (als wij die niet van u hebben ontvangen);
  • Of er bij de verwerking sprake is van geautomatiseerde besluitvorming (ook wel profilering genoemd);
  • Hoe wij de bescherming van uw persoonsgegevens garanderen op het moment dat de gegevens zijn doorgegeven aan een land buiten de EER.

Deze informatie vindt u allemaal in dit Privacy statement.

U kunt ook een kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Voor extra kopieën brengen wij kosten in rekening.

Recht op rectificatie 

Het is van belang dat wij over de juiste gegevens van u beschikken. Geef wijzigingen in uw persoonsgegevens daarom direct aan ons door. Het gaat dan bijvoorbeeld om een naamsverandering of uw nieuwe adres wanneer u verhuisd bent.

Recht op gegevens verwijdering

Wanneer wij uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken kunt u ons vragen om verwijdering van deze gegevens. Dit kan bijvoorbeeld als wij uw persoonsgegevens zonder reden bewaren of ze langer bewaren dan noodzakelijk.

Recht op beperking van de verwerking

Vanaf het moment dat u ons gevraagd heeft om uw persoonsgegevens aan te passen of tegen de verwerking bezwaar heeft gemaakt, heeft u recht op beperking van de verwerking totdat wij de zaak hebben onderzocht en bevestigd hebben dat uw gegevens juist zijn (of conform uw aanwijzing zijn aangepast). Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens (met uitzondering van de opslag daarvan) gedurende het onderzoek alleen mogen verwerken met uw toestemming, in verband met een rechtsvordering, ter bescherming van de rechten van een ander of om gewichtige redenen van algemeen belang.

U kunt ons ook vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken wanneer die verwerking onrechtmatig is maar u niet wilt dat wij uw gegevens wissen.

Recht van bezwaar

Als u vindt dat wij niet het recht hebben om uw persoonsgegevens te verwerken, kunt u tegen de verwerking bezwaar maken. In dat geval mogen wij alleen met de verwerking doorgaan wanneer wij gerechtvaardigde gronden kunnen aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden. Wij mogen uw persoonsgegevens echter altijd verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering. U heeft tevens te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen direct marketing activiteiten.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U kunt ons vragen om de persoonsgegevens die u ter verwerking aan ons heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare, leesbare vorm terug te ontvangen, wanneer die verwerking op toestemming of op een overeenkomst berust. U heeft ook het recht om te verlangen dat deze gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke worden overgedragen.

Intrekken van toestemming

Connect Incasso baseert haar gegevensverwerking niet op toestemming. Voor zover bepaalde verwerkingen echter op toestemming berusten, heeft u het recht om deze toestemming in te trekken en zullen wij de verwerkingen die op deze juridische grondslag zijn gebaseerd, stopzetten.

15. Kan Connect Incasso dit Privacy Statement wijzigingen?

Connect Incasso behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy Statement, vanwege nieuwe ontwikkelingen. Het verdient daarom aanbeveling dit Privacy Statement regelmatig te raadplegen. Dit Privacy Statement is voor het laatst bijgewerkt in oktober 2021.